Guía fácil y práctica para un buen cierre contable

En los primeros meses posteriores al cierre de un ejercicio contable, comienzan a devengarse todas las obligaciones fiscales, contables y mercantiles de una empresa; pero para que todo esté correcto y evitarnos sorpresas de última hora, es necesario realizar un buen cierre contable.

En esta guía abordamos los principales procedimientos que debemos realizar para asegurarnos que las cuentas anuales presentan la imagen fiel y están libres de errores de incorrección material. El enfoque que hemos querido dar a esa guía es que sea práctico, y que sirva de ayuda a los responsables de los departamentos financieros y contables de las empresas, con recomendaciones en base a nuestra experiencia de muchos años auditando empresas.

En primer lugar, cabe recordar cuales son los plazos máximos ordinarios de las obligaciones contables y mercantiles:

  • Formulación de cuentas anuales (art. 253, LSC): 3 meses, contados a partir del cierre del ejercicio social (31 de marzo siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
  • Aprobación de cuentas anuales (art. 164, LSC): 6 meses, contados a partir del cierre del ejercicio social (30 de junio siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
  • Depósito de cuentas anuales (art. 279, LSC): 1 mes, contados a partir de la aprobación de las cuentas anuales (30 de julio siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
  • Presentación de libros ante el Registro Mercantil (art. 27.3, Código de Comercio): 4 meses, a partir del cierre del ejercicio (30 de abril siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).

Aunque no exponemos en esta guía los plazos de las obligaciones fiscales, es conveniente tener en cuenta que los errores en la contabilidad pueden tener impacto en las liquidaciones de algunos impuestos, fundamentalmente en el Impuesto de Sociedades, que se calcula con el resultado contable de la sociedad.

Pero tener la seguridad de que el cierre contable de la empresa es correcto, no sólo permite cumplir con las obligaciones mencionadas anteriormente, sino que además ofrece una información financiera fiable al Órgano de Administración y a la Dirección de la Sociedad, para que pueda tomar decisiones estratégicas y empresariales adecuadas.

PERIODICIDAD

La primera cuestión que nos plantearnos al realizar el cierre contable de un ejercicio, es cuándo debemos realizarlo. Si bien es cierto que debe estar antes del 31 de marzo para la formulación de cuentas anuales, cerrar el año contable lo antes posible es lo más recomendable.

Como hemos comentado anteriormente, la información financiera es la base para la toma de decisiones empresariales y estratégicas de los socios y administradores, una información financiera que llega tarde a la Dirección de la empresa puede ser igual de perjudicial que una información contable con errores. En consecuencia, cuanto antes se cierre un ejercicio contable, mayor capacidad de decisión tendrá el Órgano de Administración.

Es más, las nuevas tecnologías están permitiendo agilizar los procedimientos financieros y contables, transformando departamentos financieros para ser más eficaces y eficientes, logrando mayor integridad y fiabilidad de los datos. Esto nos ayuda a mirar hacia adelante, haciendo proyecciones financieras y presupuestos cada vez más ajustados a la realidad. Analizar la contabilidad de un ejercicio económico 3 meses después del cierre, con un escenario de alta volatilidad e incertidumbre económica, puede ser en muchos casos demasiado tarde.

Y para agilizar el cierre contable anual, lo recomendable es realizar cierres contables con periodicidad mensual o trimestral. Obviamente, esto dependerá de las dimensiones de cada empresa, mientras que, para una gran empresa con un gran número de transacciones de ventas y compras, es recomendable realizar cierres mensuales; en una pyme puede que con cierres trimestrales o semestrales sea suficiente. La situación de la empresa, el sector en el que opera, pueden ser también factores decisivos a la hora de determinar un periodo de cierre contable inferior al anual.

En cualquier caso, siempre es recomendable hacer al menos un cierre global antes de terminar el año, en el mes de septiembre u octubre; y algunos procedimientos concretos también son recomendables realizarlos con periodicidad mensual como veremos en el siguiente apartado.