Guía fácil y práctica para un buen cierre contable
En los primeros meses posteriores al cierre de un ejercicio contable, comienzan a devengarse todas las obligaciones fiscales, contables y mercantiles de una empresa; pero para que todo esté correcto y evitarnos sorpresas de última hora, es necesario realizar un buen cierre contable.
En esta guía abordamos los principales procedimientos que debemos realizar para asegurarnos que las cuentas anuales presentan la imagen fiel y están libres de errores de incorrección material. El enfoque que hemos querido dar a esa guía es que sea práctico, y que sirva de ayuda a los responsables de los departamentos financieros y contables de las empresas, con recomendaciones en base a nuestra experiencia de muchos años auditando empresas.
En primer lugar, cabe recordar cuales son los plazos máximos ordinarios de las obligaciones contables y mercantiles:
- Formulación de cuentas anuales (art. 253, LSC): 3 meses, contados a partir del cierre del ejercicio social (31 de marzo siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
- Aprobación de cuentas anuales (art. 164, LSC): 6 meses, contados a partir del cierre del ejercicio social (30 de junio siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
- Depósito de cuentas anuales (art. 279, LSC): 1 mes, contados a partir de la aprobación de las cuentas anuales (30 de julio siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
- Presentación de libros ante el Registro Mercantil (art. 27.3, Código de Comercio): 4 meses, a partir del cierre del ejercicio (30 de abril siempre y cuando el cierre del ejercicio de una sociedad coincide con el año natural).
Aunque no exponemos en esta guía los plazos de las obligaciones fiscales, es conveniente tener en cuenta que los errores en la contabilidad pueden tener impacto en las liquidaciones de algunos impuestos, fundamentalmente en el Impuesto de Sociedades, que se calcula con el resultado contable de la sociedad.
Pero tener la seguridad de que el cierre contable de la empresa es correcto, no sólo permite cumplir con las obligaciones mencionadas anteriormente, sino que además ofrece una información financiera fiable al Órgano de Administración y a la Dirección de la Sociedad, para que pueda tomar decisiones estratégicas y empresariales adecuadas.
PERIODICIDAD
La primera cuestión que nos plantearnos al realizar el cierre contable de un ejercicio, es cuándo debemos realizarlo. Si bien es cierto que debe estar antes del 31 de marzo para la formulación de cuentas anuales, cerrar el año contable lo antes posible es lo más recomendable.
Como hemos comentado anteriormente, la información financiera es la base para la toma de decisiones empresariales y estratégicas de los socios y administradores, una información financiera que llega tarde a la Dirección de la empresa puede ser igual de perjudicial que una información contable con errores. En consecuencia, cuanto antes se cierre un ejercicio contable, mayor capacidad de decisión tendrá el Órgano de Administración.
Es más, las nuevas tecnologías están permitiendo agilizar los procedimientos financieros y contables, transformando departamentos financieros para ser más eficaces y eficientes, logrando mayor integridad y fiabilidad de los datos. Esto nos ayuda a mirar hacia adelante, haciendo proyecciones financieras y presupuestos cada vez más ajustados a la realidad. Analizar la contabilidad de un ejercicio económico 3 meses después del cierre, con un escenario de alta volatilidad e incertidumbre económica, puede ser en muchos casos demasiado tarde.
Y para agilizar el cierre contable anual, lo recomendable es realizar cierres contables con periodicidad mensual o trimestral. Obviamente, esto dependerá de las dimensiones de cada empresa, mientras que, para una gran empresa con un gran número de transacciones de ventas y compras, es recomendable realizar cierres mensuales; en una pyme puede que con cierres trimestrales o semestrales sea suficiente. La situación de la empresa, el sector en el que opera, pueden ser también factores decisivos a la hora de determinar un periodo de cierre contable inferior al anual.
En cualquier caso, siempre es recomendable hacer al menos un cierre global antes de terminar el año, en el mes de septiembre u octubre; y algunos procedimientos concretos también son recomendables realizarlos con periodicidad mensual como veremos en el siguiente apartado.
PROCEDIMIENTOS
En primer lugar, vamos a enumerar los documentos que debemos generar para poder comenzar:
Balance de Situación al cierre del ejercicio, comparativo con los saldos del ejercicio anterior.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias al cierre del ejercicio, comparativo con los saldos del ejercicio anterior.
Balance de Sumas y Saldos a máximo desglose al cierre del ejercicio.
Documentos extracontables como inventarios de existencias, inmovilizado, cuadros de préstamos, …
Es importante empezar la revisión de una información más general y resumida, como el análisis de los estados financieros, que nos dan una primera visión de la situación financiera de la sociedad; e ir avanzando en procedimientos más en detalle, analizando cada una de las áreas de la contabilidad, y finalmente, en caso necesario, dar un paso más y analizar alguna transacción, cliente o proveedor específico, en caso de que nos haya saltado alguna alerta en los procedimientos anteriores. Realizar estos procedimientos de más a menos, permite que el trabajo se ejecute de una forma más eficiente y productiva, ya que iremos profundizando en mayor o menor detalle en función de los resultados que vayamos obteniendo.
REVISIONES ANALÍTICAS
El primer procedimiento que debemos realizar es una revisión analítica del Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y ganancias, respecto al cierre del ejercicio anterior, si además incluimos una comparativa a 3 años, nos ayudará a obtener conclusiones más certeras respecto de los saldos de cierre que estamos analizando.
Las variaciones que hay que calcular, deben ser tanto en valor absoluto como relativo; y aquellas variaciones que sean inusualmente significativas respecto al ejercicio anterior, deberemos analizar la causa de dicha variación. Una variación significativa respecto al ejercicio anterior, por sí misma no indica que haya errores contables; pero debemos asegurarnos que está justificada con algún hecho concreto que haya ocurrido durante el ejercicio contable que estamos analizando. Dependiendo de la partida que estemos analizando, las consecuencias de las variaciones pueden deberse a varios factores:
- Incremento / Disminución de facturación, por contratos con nuevos clientes, o pérdida de los mismos.
- En la parte del activo, debemos analizar si las variaciones se corresponden realmente con inversiones realizadas, como en inmovilizado o inversiones financieras.
- En la parte del pasivo, igualmente analizaremos por ejemplo las variaciones de los préstamos.
La revisión analítica, nos permite tener una primera visión general de lo que ha pasado en el ejercicio, y debemos ser capaces de detectar si los saldos que refleja la contabilidad son, en un primer análisis, coherentes con los hechos o acontecimientos que ya sabemos han ocurrido. En el Balance de Situación, la revisión analítica nos ofrece mucha información, pero en el caso de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias es fundamental para detectar posibles errores contables. La evolución interanual de saldos de ventas, compras, gastos de personal o servicios exteriores, debe ser coherente con la realidad económica que ha tenido la empresa.
INMOVILIZADO
En el área de inmovilizado, ya sea intangible o material, debemos realizar los siguientes procedimientos:
1.- Comprobar que el inventario de inmovilizado, cuadra con nuestra contabilidad. Llevar un documento extracontable como el inventario de inmovilizado, no es obligatorio; no obstante, nos permitirá llevar un mejor control sobre las altas y bajas, y poder calcular y revisar con mayor precisión las amortizaciones.
2.- Comprobar que se han contabilizado las amortizaciones de inmovilizado de forma correcta, teniendo en cuenta el movimiento de altas y bajas durante el ejercicio. La contabilidad de las amortizaciones de inmovilizado, a no ser que necesitemos realizar un reporting inferior al año, podemos realizarlo una vez al año al cierre del ejercicio. No obstante, sí es importante llevar al día el inventario de inmovilizado, con todos los datos de altas y bajas.
3.- Comprobar que en caso de haberse activado gastos de conservación y mantenimiento cumplen con lo establecido en la Norma de Valoración 3ª. Nomas particulares sobre inmovilizado material. f): Los costes de renovación, ampliación o mejora de los bienes del inmovilizado material serán incorporados al activo como mayor valor del bien en la medida en que supongan un aumento de su capacidad, productividad o alargamiento de su vida útil, debiéndose dar de baja el valor contable de los elementos que se hayan sustituido
4.- Por último, debemos comprobar el valor de mercado de los activos, y determinar si existe deterioro.
Inversiones financieras
En el área de inversiones financieras, lo primero que debemos comprobar es la correcta clasificación de los activos financieros según lo establecido en el Plan General Contable, ya que, en función de dicha clasificación, seguiremos unas normas de valoración u otras. En este punto, cabe recordar las modificaciones introducidas por el Real Decreto 1/2021, de 12 de enero, aplicable para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2021, por lo que, si estamos cerrando el 2021, conviene repasar estas modificaciones de clasificación y valoración de activos financieros que exponemos a continuación:
Antes de la entrada en vigor del RD 1/2021, es decir para los ejercicios 2020 y anteriores, la clasificación de los activos financieros en la norma 9ª de Registro y Valoración eran las siguientes:
- Préstamos y partidas a cobrar.
- Inversiones mantenidas hasta el vencimiento.
- Activos financieros mantenidos para negociar.
- Otros activos financieros a valor razonable con cambios en la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Inversiones en el patrimonio de empresas del grupo, multigrupo y asociadas.
- Activos financieros disponibles para la venta.
Con el RD 01/2021, se deberán agrupar en nuevas categorías:
- Activos financieros a valor razonable con cambios en la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Activos financieros a coste amortizado.
- Activos financieros a valor razonable con cambios en el patrimonio neto.
- Activos financieros a coste.
Como consecuencia de estos cambios:
- Se modifica el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria en lo relacionado con la clasificación y valoración de los activos financieros.
- Se producen cambios en el cuadro de cuentas, así como las definiciones de los subgrupos afectados
En relación con los instrumentos financieros híbridos, se elimina el requerimiento de identificar y separar los derivados implícitos en un contrato principal que sea un activo financiero.
A partir de ahora se valorarán a coste amortizado si sus características económicas son las de un préstamo ordinario o común, o a valor razonable en caso contrario, salvo que dicho valor no pueda estimarse de manera fiable, en cuyo caso se incluirán en la cartera valorada al coste.
Otro aspecto importante a tener en cuenta en esta área es el cálculo del Imperment Test o Test de deterioro para las participaciones en empresas no cotizadas, o inversiones en patrimonio.
La Resolución del ICAC, de 18 de septiembre de 2013, desarrolla los criterios sobre el deterioro de valor de los activos en general. Esta resolución es de obligada aplicación para todas las empresas españolas, con independencia de su forma jurídica.
En esta resolución se establece que un activo se considera deteriorado cuando su valor contable es superior a su importe recuperable, obligando a reconocer una pérdida en la cuenta de resultados.
El deterioro del valor de las inversiones en patrimonio, no pueden producir la revalorización de las participaciones, pero sí se puede entender un deterioro del valor, por lo que se deberá efectuar las correcciones necesarias siempre que exista evidencia objetiva de que el valor en libros de una inversión no será recuperable.
DEUDORES
En el área de deudores hay dos procedimientos de cierre contable que debemos realizar:
1.- Evaluar la necesidad de provisionar la insolvencia de saldos de cuentas a cobrar por dudoso cobro.
2.- Analizar si existen saldos contrarios a su naturaleza. Puede darse el caso de tener saldos acreedores en cuentas de clientes, que habrá que analizar. Estos saldos se dan cuando hemos contabilizado más cobros en las cuentas de clientes que facturas emitidas, y puede indicar que no hayamos contabilizado alguna factura o que esa factura se haya contabilizado en la cuenta de otro cliente.
EXISTENCIAS
El área de existencias es de las más relevantes en el cierre contable anual. Es el momento de realizar el inventario y calcular la variación de existencias. Deberemos tener identificados los productos obsoletos, deteriorados o de baja rotación.
TESORERÍA
El procedimiento más importante de la Tesorería es la conciliación. Debemos conciliar todos los saldos de cuentas con entidades de crédito, así como los saldos de caja en caso de lo que los hubiera.
La conciliación de bancos es un procedimiento que permite detectar posibles errores de contabilidad en otras áreas como clientes, proveedores o préstamos. Por este motivo, es un procedimiento que debería realizarse mensualmente, aunque nuestro cierre contable general sea anual.
FONDOS PROPIOS
Esta área no tiene prácticamente movimientos durante el ejercicio, y precisamente por este motivo suele ser una de las áreas olvidadas para comprobar su correcta contabilidad. ¿Qué debemos revisar?
- Se ha contabilizado la distribución de resultados del año anterior.
- Comprobar que la empresa no se encuentra en caso de disolución, restitución de capital obligatoria o reducción de capital social. Para el cálculo del patrimonio neto hay que tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 36.1 del Código de comercio, y en el «Real Decreto Ley 10/2008, de 12 de diciembre por la que se adoptan medidas financieras para la mejora de la liquidez de las pequeñas y medianas empresas, y otras medidas económicas complementarias».
DEUDAS CON ENTIDADES FINANCIERAS O CON TERCEROS
Al cierre contable de cada ejercicio, debemos reclasificar los saldos de préstamos de largo plazo a corto plazo, pero además conviene revisar si tenemos periodos de carencia, y se hemos aplicado correctamente las revisiones de tipos de interés que se hayan realizado durante el año.
PROVEEDORES/ ACREEDORES
Al igual que en el caso de los clientes, analizar si existen saldos contrarios a su naturaleza. En este caso debemos detectar si existen saldos deudores en cuentas de proveedores o acreedores. Esto nos indica que hemos realizado pagos sin haber contabilizado la factura recibida, circunstancia que puede ocurrir por no haberla recibido en cuyo caso debemos reclamarla al proveedor.
Una cuestión que en numerosas ocasiones puede plantearnos dudas es la siguiente: ¿qué hacemos con las facturas recibidas que no consideramos conformes y no están aprobadas? ¿debemos contabilizarlas? La respuesta en cualquier caso es afirmativa, siempre debemos contabilizar las facturas que hemos recibido, si no estamos conformes siempre podemos reclamar al proveedor una factura rectificativa, o incluso no proceder al pago.
Por último, debemos revisar las condiciones de los contratos con proveedores / acreedores, si siguen vigentes y las condiciones de pago.
SALDOS CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Todas las cuentas con saldos con las administraciones públicas deben ser conciliadas con las declaraciones de impuestos presentadas. En caso de tener aplazamientos concedidos por la Administración, contabilizar cada pago de forma clara y lo más detallada posible (p.ej: en el concepto del asiento), indicando a qué liquidación corresponde.
SALDOS INTERCOMPANY
La conciliación de saldos con empresas del grupo y partes vinculadas, es otro de los procedimientos de cierre anuales obligatorios. Dependiendo del volumen de operaciones que tengamos, la periodicidad debería ajustase a mensual o trimestral. Que los saldos intercompany estén conciliados es un punto fundamental a la hora de realizar una consolidación contable y fiscal, en caso de esar obligados.
PROVISIONES Y PERIODIFICACIONES
Por último, para un adecuado cierre contable, debemos comprobar que tenemos contabilizadas de forma adecuada las provisiones y periodificaciones.
En el caso de las periodificaciones, revisaremos el correcto corte del devengo de ingresos o gastos, como en el caso de seguros anuales, o cualquier contrato mantenimiento anual.
En el caso de las provisiones, debemos asegurarnos que no tenemos posibles contingencias futuras a corto/ medio plazo, con una alta probabilidad de ocurrencia.
CONCLUSIÓN
Como hemos visto, realizar un buen cierre contable conlleva cierto tiempo de análisis, por lo que no conviene demorarlo en el tiempo después de terminar el año. En función de las características particulares de nuestra empresa, podremos determinar y establecer la periodicidad más adecuada para realizar determinados procedimientos de cierre contable.
Una información financiera a tiempo y sin errores, permite a la Dirección y Órgano de Administración de la sociedad, poder tomar decisiones empresariales a medio / largo plazo.
[DISPLAY_ULTIMATE_PLUS]
No te pierdas lo último
Auditoria Operativa: Descubre cómo mejorar la eficiencia de tu empresa
¿Te has preguntado alguna vez si tu empresa está funcionando de manera eficiente? Si la respuesta es no, entonces es posible que esté perdiendo oportunidades valiosas de crecimiento y rentabilidad. La auditoría operativa es una herramienta esencial para identificar y...
Beneficios del régimen especial de consolidación fiscal
La consolidación fiscal es un régimen tributario que permite a las empresas unificar el pago de impuestos de todas sus sucursales o establecimientos. Este régimen especial ofrece numerosos beneficios que las empresas pueden aprovechar para optimizar sus finanzas y...
Cerca de 300.000 proyectos en España están financiados por los fondos Next Generation
Nadia Calviño, vicepresidenta primera y ministra de Asuntos Económicos y Transformación Digital, informó el pasado jueves a la Comisión Mixta Congreso-Senado por la Unión Europea que se han resuelto las solicitudes de ayuda y licitaciones relacionadas con los fondos...
Descarga nuestra guía
Te mantendremos informado
[youtube-feed feed=1]
Fiabilidad. Precisión. Confianza.
Suscríbete a nuestra newsletter
Más información
AUDITORÍA
RISK ADVISORY
FINANCIAL ADVISORY
OTROS SERVICIOS
contacta con nosotros
Paseo de la Castellana 89, Madrid.
Tfno: +34 91 314 90 16
Fax: +34 91 279 79 13
horario
Lunes a Jueves
De 9:00 a 19:00
Viernes
De 8:00 a 15:00