Servicio de auditoría en cumplimiento normativo para tu empresa

El sector legal está en constante cambio apareciendo nuevas figuras jurídicas con cierta asiduidad, generando la necesidad de que nuestra empresa tenga que estar a la vanguardia normativa ante una legislación cambiante y tener un buen servicio de “compliance”

En primer lugar, el cumplimiento normativo hace referencia al establecimiento de mecanismos internos dirigidos a la prevención, gestión control y reacción de una empresa, permitiendo adaptar las organizaciones a las obligaciones legales existentes a través de un proceso eficiente y un coste adecuado.

Pero, para que surta efecto lo anteriormente expuesto, resulta necesario contar con un sistema que se adapta a una serie de extremos tales como:

  • Adaptación Efectiva, en tanto en cuanto es necesario que la auditoria se adecue a la empresa en concreto, atendiendo a su tamaño, al sector y, cuantas otras circunstancias concurran en la misma.
  • Eficiencia, lo cual permite reducir los costes y, priorizar las actividades más significativas del sector al que se dedica la organización.
  • Mantenimiento, componiendo un sistema para la gestión fácil y sencillo al servicio de la organización.
  • Integración del cumplimiento normativo como seña de identidad de la empresa.

Desde Legalnet damos respuesta a las empresas que precisan dar respuesta a las obligaciones que son de obligado cumplimiento así como las que las empresas desean cumplir voluntariamente dentro de un marco de buenas prácticas o códigos sectoriales, ejerciendo las tareas esperadas de un compliance officer.

LA IMPORTANCIA DE CONTAR CON UNA AUDITORÍA DE PROCESOS

La auditoría de procesos puede definirse como aquel tipo de auditoría que permite evaluar los sistemas de control y verificación con el fin de que se cumpla los rendimientos y eficiencia esperados por la empresa.

Para conseguir la satisfacción del cliente es necesario que se realice un trabajo meticuloso y programado, por lo que es necesario que se analicen una serie de aspectos tales como, la evaluación de los sistemas de control, la verificación de procedimientos y normas, el desempeño operacional y los planes de objetivos y políticas.

Sin embargo, la cuestión más relevante en esta materia es el cómo ha de llevarse a cabo la auditoría de procesos.

Para ello, desde Legalnet  tenemos muy en cuenta actuar bajo la siguientes premisas:

  • Mapeo de procesos, lo que permite estudiar cada una de las circunstancias que puede envolver a la empresa, transformándolas una vez designados los procesos en flujos de tareas permitiendo, por tanto, la identificación de riesgos.
  • Es en este momento, una vez identificados los riesgos inherentes cuando ya se puede analizar los controles internos, reduciendo notablemente la posibilidad de errores y tras esto, ha de realizarse pruebas de distinta índole como pueden ser la observación, el examen físico o la validación.

Por tanto, con la auditoría de procesos podremos dar a conocer cuáles son los fallos de una empresa y cómo se pueden mejorar, adaptándose a los principios de eficiencia y competitividad en su mercado, mitigando las debilidades y amenazas estructurales de nuestra empresa en detrimento de las fortalezas y oportunidades de desarrollo de la empresa.

Desde Legalnet contamos con profesionales que llevan años ayudando a las empresas a adaptar sus sistemas de control del rendimiento, haciendo que las empresas puedan generar mejores resultados y mejorar su toma de decisiones mediante auditorías de procesos.

¿Quién está obligado a auditar su empresa?

Están legalmente obligados a someter sus cuentas a auditoría aquellas empresas o entidades en las que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

  1. I) Que emitan valores admitidos a negociación en mercados regulados o sistemas multilaterales de negociación.
  2. II) Que emitan obligaciones en oferta pública.

III) Las entidades sujetas a supervisión pública, como son, en especial, las financieras y todas aquellas relacionadas con los mercados de valores y con el

sector asegurador.

  1. IV) Las que reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servicios, suministren bienes al Estado y demás Organismos Públicos.
  2. V) Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de

cierre del ejercicio, todos los socios colectivos sean sociedades españolas

o extranjeras.

  1. VI) Las sociedades de capital, salvo que, durante dos ejercicios consecutivos

reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  1. Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros (2.850.000 Euros)
  2. -Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros (5.700.000 Euros)
  • -Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta. (50).

VII) Las demás entidades que superen los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por Real Decreto, incluidas las sociedades mercantiles que formen parte del sector público estatal, autonómico o local.

Además de la preceptiva obligación de auditar, nuestro Ordenamiento Jurídico contempla la obligación de auditar a instancia de parte legitimada. En este supuesto, las sociedades no obligadas a someter sus cuentas a verificación por un auditor, sí podrán verse obligadas si al menos los socios que representen el 5% del capital social insten al Registrador Mercantil del domicilio social para que, con cargo a la sociedad, nombre auditor siempre y cuando, no hayan transcurrido tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio.

 

¿Cuánto tiempo se tarda en hacer una auditoría?

El tiempo dependerá de la complejidad y volumen de operaciones, no existe una estimación genérica puesto que en el desempeño de las auditorias se debe atender a criterios y circunstancias individuales de cada sociedad.

No obstante, la regulación específica en materia de auditoria establece un criterio sobre esta cuestión, determinando que el auditor dispondrá como mínimo de un mes de plazo, a partir del momento en que le fueron entregadas las cuentas para presentar informe. En consecuencia, el auditor goza de un plazo de un mes como mínimo, para elaborar su informe. Luego, este podrá verse reducido atendiendo a las necesidades específicas de cada empresa, o dilatado en función del grado de colaboración o si se producen hechos relevantes durante el periodo de elaboración del mismo.

¿Para la confección de la auditoría van a colapsar a mi Departamento de Contabilidad?

No. Desde LEGALNET se diseña, planifica y estructura el trabajo de forma anticipada, a través de un equipo de profesionales especializado el cual implementa el uso de nuevas tecnologías, lo que permite agilizar y reducir el tiempo que un departamento de administración debe emplear para suministrar documentación para la auditoría.

Los informes de auditoría de procedimientos acordados como opción para PYMES

Las PYMES -que son aquellas sociedades que poseen entre 1 y 250 empleados- por lo general, no tienen la obligación de auditar sus cuentas anuales o estados financieros, salvo que superen los límites fijados legalmente.

Sin embargo, el hecho de no tener la obligación de auditarse no significa que para estas sociedades no sea importante revisar su información financiera mediante un informe de un experto, ya que, con ese informe, estas sociedades pasarán a estar en una mejor situación a la hora de solicitar subvenciones y beneficios fiscales, incluso es bastante beneficioso a la hora de informar a sus socios sobre su información contable.

Para satisfacer el deseo de estas sociedades, que como hemos mencionado, no tienen la obligación de auditarse, existe la figura del encargo de procedimientos acordados, mediante el cual se contrata a un auditor para que aplique determinados procedimientos acordados previamente con el cliente, cuya naturaleza es similar a los procedimientos de auditoria.

Debemos aclarar que los procedimientos acordados no son una auditoria ni una revisión limitada, y por ello, el auditor no expresa ninguna opinión acerca de la información que revisa. En estos casos, hablamos de “auditor”, pero siempre teniendo presente que no estamos ante una auditoria en sentido estricto, tal y como acabamos de anunciar.

El hecho de que el auditor no vaya a expresar ninguna opinión propia es debido a que el objetivo de los procedimientos acordados es emitir un informe acerca de los hechos concretos detectados, limitándose a informar sobre tales hechos concretos.

En resumen, la sociedad que encarga la realización del Informe de Procedimientos Acordados es la que define junto con el auditor, los procedimientos que se llevarán a cabo para lograr el objetivo deseado. Estos procedimientos podrán centrarse en determinadas partidas concretas, estados financieros o incluso en un conjunto de estados financieros y por ello, suponen para la sociedad un coste mucho más reducido del que supondría realizar una auditoria o una revisión limitada y a su vez, constituyen una ventaja dentro del mercado financiero, ya que les permiten conocer en profundidad su situación financiera.

Para llevar a cabo estos servicios se deberá atender a lo establecido en la Norma Internacional de Servicios Relacionados (NISR 4400), que viene a establecer normas acerca de la responsabilidad profesional del auditor en aquellas ocasiones en las que ejecuta un encargo de realización de procedimientos acordados.

El auditor procederá a desarrollar un informe de hechos observados, siendo los usuarios del informe, es decir, la sociedad, los que por sí mismos deben obtener sus propias conclusiones acerca de los hechos detectados por el auditor.

Por último, debemos destacar que los Informes de Procedimientos Acordados deben restringirse a aquellos que han participado en el acuerdo y encargo de los procedimientos a desarrollar, ya que, de lo contrario, aquellas personas ajenas a los procedimientos pactados podrían interpretar de forma errónea los resultados contenidos en dicho informe. Para evitar estas situaciones según la NISR 4400, el informe deberá describir el propósito y detallar los procedimientos acordados, permitiendo así al lector comprender el alcance del referido informe.

 

¿Para qué sirve la auditoría de cuentas? Aclaramos tus dudas

Uno de los sistemas de control externo de los que disponen las sociedades mercantiles es la auditoría de cuentas. Se trata de un ejercicio de verificación de las cuentas anuales que determina si la mismas expresan la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la organización.

¿SOLO ES ÚTIL PARA DETECTAR FRAUDES EN LAS EMPRESAS?

Tal vez, algunos puedas pensar que este tipo de inspecciones financieras solo sirven para detectar el fraude en las organizaciones. En contra de tal afirmación, la supervisión y verificación de las cuentas anuales representa una labor de interés social. Ello es debido a la finalidad con la que se desarrolla dicha actividad, que no es otra que la emisión de un informe sobre la fiabilidad de los estados financieros y otros documentos contables. Así, el control de calidad de la información económica-contable ejercido por los auditores repercute de manera muy favorable tanto en la sociedad auditada como en todos los que se relacionan con la misma.

¿EL AUDITOR DE CUENTAS EMITE SU OPINIÓN?

El auditor se regirá por los principios de independencia, diligencia debida, objetividad e imparcialidad, de tal suerte que todo éstos se aprecien en la opinión que emite el auditor en su informe de auditoría independiente. En él, manifiesta si las cuentas anuales en sus aspectos más significativos y consideradas en su conjunto, expresan la imagen fiel del patrimonio. Los tipos de opinión pueden ser opinión favorable u opinión modificada. En este último, la opinión puede ser motivado por la existencia de salvedades significativas, por opinión desfavorable o por opinión denegada.

¿CÓMO SE INICIA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE UN AUDITOR DE CUENTAS?

El sometimiento a una auditoría de cuentas puede ser voluntaria o devenida por obligación legal. En ambos casos, se recomienda para la contratación de servicios de auditoría tener en consideración el tamaño de la empresa o grupo de empresas. Se aconseja contactar con un par de auditores locales o nacionales para empresas medianas y, en el caso de multinacionales, contar con auditores internacionales. De esta manera es más fácil comparar presupuestos y propuestas de trabajo, eligiendo el que más se adapta a las particularidades de la sociedad. Igualmente, se requiere fijar el alcance, ejercicio a auditar, responsabilidades, honorarios, plazos de entrega y calendarios de trabajo en su contrato de auditoría o carta de encargo para una gestión eficiente de dichos servicios de verificación.

Una vez seleccionado el auditor, se procede a su nombramiento por parte de la sociedad cuya competencia reside en:

  • La junta general, cuando la entidad está obligada a auditar las cuentas anuales.
  • La junta general o el órgano de administración, en caso de auditoría voluntaria.
  • El registrador mercantil cuando:
  • Ha vencido el plazo legalpara su nombramiento, en los supuestos de imposición legal.
  • Lo solicite una minoría de socios (que representen, al menos, el 5% capital social) o cualquiera que acredite un interés legítimo,para organizaciones no obligadas a auditar.

La carta de encargo y el certificado del acta de su nombramiento deberán inscribirse en el registro mercantil del domicilio social de la entidad auditada.

 

Resiliencia empresarial

Día a día las empresas se encuentran con imprevistos, adversidades y contratiempos a los que hacer frente. En este contexto aparece el concepto de resiliencia, referente a la capacidad de adaptarse a dichas situaciones, lo que ha cobrado especial importancia ante la situación que venimos viviendo este último año. Supone identificar y medir las condiciones usualmente inestables de un sistema y transformarlas, de manera que se puedan alcanzar los resultados empresariales deseados en medio de la adversidad.

El concepto de resiliencia va ligado al de continuidad, ya que sin la capacidad de mantener la segunda no es posible lograr la primera. Además, la Continuidad de Negocio supone una fuente de información a la hora de tomar decisiones en una compañía. Por ello es necesario contar con una política sólida que incluya un plan de recuperación ante desastres, de manera que de producirse uno la empresa pueda volver a su estado original.

El Fondo Monetario Internacional ya previó que la economía española sería la más golpeada por la crisis del coronavirus con un retroceso del 12,8% del PIB. La pandemia y las restricciones que ha supuesto (aislamiento, horarios escalonados, zonas confinadas…) han provocado el cierre de 1 de cada 20 compañías en España causando interrupciones en todos los sectores y a pesar de las previsiones, más optimistas para 2021, la crisis lejos de finalizar seguirá afectando a 2 de cada 3 empresas durante el presente año.

En Legalnet trabajamos para que su empresa llegue a alcanzar la resiliencia necesaria para anticipar, amortiguar, adaptar y moldear la situación, siendo previsores, no derrumbándose ante la presión y adaptándose a las situaciones adversas inevitables mediante el establecimiento de los siguientes objetivos:

-Gestión eficiente y eficaz de las operaciones financieras, optimizando los costes para poder seguir creciendo.

Optimización del capital de explotación, mejorando el flujo de caja para obtener beneficios rápidos y tangibles.

-Diseño de planes de segmentación de clientes tanto estratégicos como tácticos, estableciendo relaciones cercanas con ellos y pudiendo fidelizarlos para así obtener una ventaja frente a los competidores.

Optimización de la cadena de suministros realizando análisis periódicos de los cambios y nuevos elementos del sistema para lograr una mayor rapidez y eficacia, compitiendo en las condiciones actuales de mercado.

Flexibilización de la fuerza laboral para obtener una mayor productividad, disminuyendo las debilidades de la empresa y aumentando su fortaleza.

Reorganización de los procesos para poder trabajar en remoto, garantizando la seguridad de los trabajadores y ofreciendo más servicios online a los clientes.

-Actualización de los mecanismos de gestión de riesgos de la empresa para elaborar planes de mitigación ante las crisis.