¿Cómo se elabora una Auditoría de una Subvención?

Las subvenciones son una de las mejores ayudas con las que cuenta una empresa para aumentar sus fondos económicos a la hora de desarrollar su actividad. Sin embargo, el recibir una ayuda de este tipo conlleva realizar una auditoría de subvenciones por dos motivos: porque las bases del programa de la subvención requieran obligatoriamente un informe auditor junto con la documentación justificativa, o porque la entidad que adjudicó la subvención solicita aleatoriamente a la empresa que la recibió comprobar el correcto uso de los fondos otorgados.

Ante estos dos supuestos, es conveniente destacar que, en el primer caso, la empresa puede elegir y contratar libremente a un auditor que esté inscrito en el ROAC, mientras que en el otro caso lo más común es que una auditora externa seleccionada por la entidad que emite la subvención sea la que la realice.

Por ello, para realizar este tipo de análisis, es conveniente tener preparada determinada información contable de la entidad. En primer lugar, los registros contables, de manera que los gastos que son declarados en el presupuesto subvencionable se correspondan con los datos que aparecen en los registros contables. En segundo lugar, los sistemas de contabilidad separada o un código contable que se adecúe con todas aquellas transacciones que estén relacionadas con la operación. Por último, además de aportar esta información, también se tendrá que realizar la comprobación de que no existen costes de ningún tipo asociados al proyecto que reciban simultáneamente otras ayudas.

Además de contar con esa información, para este tipo de auditorías hay que aportar la documentación que acredite la ejecución del proyecto subvencionado. Para ello, es conveniente contar con un informe final de ejecución de dicho proyecto, en el que consten las actividades realizadas y los resultados que se han obtenido. Además, también se puede presentar toda aquella documentación que acredite la correcta ejecución de los fondos asignados. Junto a este conjunto de datos, también es importante contar con documentación gráfica que acredite la manera en la que el proyecto ha sido ejecutado.

Antes de que se produzca este análisis y a la hora de acreditar los gastos y pagos, hay que asegurar, entre otras, un conjunto de cuestiones:
• Los gastos asociados al proyecto tienen que contar con un soporte documental de facturas
• Todos los casos han tenido que ser realizados a través de una entidad financiera
• Las facturas que se aportan cumplen todos aquellos requisitos que aparecen en las bases de la subvención

En el caso de que los gastos hayan sido iguales o superiores a 18.000 euros, en la auditoría de subvenciones hay que destacar una información importante: la empresa preparará la justificación de haber solicitado tres ofertas a diferentes proveedores, que estás tres ofertas estén lo suficientemente detallas y que se deberá haber elegido la oferta más económica.

Además, también hay que indicar que si la subvención que recibe la empresa cuenta con unos criterios de selección especiales, el cumplimiento de los mismos se podrá requerir en la auditoría de subvenciones.

También hay que señalar aquellos casos en los que se subvencionen aquellos costes que han sido generados por el personal laboral. En este caso, en la auditoría de subvenciones hay que verificar que la entidad cuenta con un mecanismo de control de dedicación horaria a los proyectos, las diversas nóminas del proyecto han sido pagadas en su totalidad entre el inicio y final del proyecto, o que hay que tener preparado un informe en el que se recojan aquellas tareas desarrolladas y el cómputo de horas dedicadas por cada trabajador, entre otros factores.

Tras este conjunto diversos de factores, se comprobará que la empresa que ha recibido la subvención cumple con todas las medidas de difusión, transparencia y publicidad que estén detalladas en la resolución de dicha convocatoria.

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