¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar la documentación?

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio y con lo establecido en las normas por las que se rigen. De igual forma, tienen obligación de conservar toda documentación y justificante relacionados con su actividad económica. Sin embargo, dependiendo del área que se trate, mercantil, contable o fiscal existen diferentes plazos y circunstancias.

En lo que se refiere la obligación mercantil, es el Código de Comercio, el que determina en su artículo 30 la obligación de conservar durante seis años todos libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la contabilidad y relativos a su actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Este plazo rige incluso en el caso de cese del empresario en su actividad.

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”

Es importante tener en cuenta que la documentación que debemos conservar se refiere no sólo a la documentación recibida, sino también a la elaborada por la propia empresa y entregada a terceros, ya que podrán ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración Pública en sus funciones de comprobación e inspección.

Por otro lado, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que se presenta el mismo. No obstante, lo recomendable es conservar también lo referente a tributos el mismo plazo de seis años exigidos para la documentación mercantil.

De forma más esquemática, los principales plazos de prescripción según la materia de que se trate son los siguientes:

  • Contable y mercantil: 6 años – Art. 30 CC
  • Fiscal: Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias: 4 años – Art. 66 Ley 58/2003
  • Fiscal: Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación: 10 años – Art. 66 Ley 58/2003.

No obstante, pretender ajustarse a estos plazos puede presentar algún problema en determinadas circunstancias, ya que la actividad empresarial exige adaptarnos a las distintas operaciones y obligaciones que puedan surgir como consecuencia de la misma. Por el ejemplo, la documentación sobre los préstamos que tenga la empresa deberá ser conservada hasta que sea liquidada; y de igual forma, la documentación relacionada con el inmovilizado deberá ser custodiada hasta que sea amortizado y/o vendido.

Otro caso a tener en cuenta, es cuando las bases imponibles hayan sido objeto de liquidación o autoliquidación, que podrán ser compensadas con las rentas positivas de los periodos impositivos siguientes, permitiendo por tanto la compensación ilimitada en el tiempo, según el artículo 26 Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.

Es obligatorio a efectos fiscales guardar los documentos contables correspondientes a ejercicios en los que se declaren pérdidas con el fin de acreditar la procedencia y cuantía de las bases imponibles negativas cuya compensación se pretenda.

En relación a la descripción de la documentación, el artículo 142 de la LGT, señala que las actuaciones inspectoras se realizarán mediante el examen de documentos, libros, contabilidad principal y auxiliar, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia con transcendencia tributaria, bases de datos informatizadas, programas, registros y archivos informáticos relativos a actividades económicas, así como mediante la inspección de bienes, elementos, explotaciones y cualquier otro antecedente o información que deba de facilitarse a la Administración o que sea necesario para la exigencia de las obligaciones tributarias.

En definitiva, aun estando definidos los plazos de obligación de conservar la documentación, tanto en materia mercantil, contable y fiscal, lo más recomendable es definir un manual de procedimientos que se adapte a las operaciones y obligaciones de la actividad empresarial, que recoja y tenga en cuenta todos los casos en los que dicha documentación deba conservarse en plazos superiores. En este sentido, es conveniente distinguir y separar la documentación por ejercicios económicos y/o fiscales, de la documentación que pueda ser requerida sin un plazo definido, y que puede formar parte de un archivo permanente. En este archivo permanente debe incluirse toda la documentación relativa a contratos, escrituras públicas o seguros contratados.