¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar la documentación?

Si eres empresario o autónomo, seguramente te has preguntado en más de una ocasión cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa. En este artículo, te explicaremos las obligaciones legales en cuanto a la conservación de documentos y te daremos algunas recomendaciones para facilitar esta tarea. ¡Sigue leyendo!

 Obligaciones legales

Las leyes que regulan la conservación de documentos empresariales son principalmente tres: leyes fiscales, leyes laborales y leyes mercantiles. Veamos qué documentos deben conservarse según cada una de estas legislaciones.

Leyes fiscales

La legislación fiscal obliga a los empresarios a conservar los documentos relacionados con sus obligaciones tributarias, como las facturas emitidas y recibidas y los registros de IVA.

Leyes laborales

Por su parte, la legislación laboral establece que los documentos relacionados con los trabajadores, como los contratos, nóminas y registros de la Seguridad Social, también deben conservarse durante un período determinado.

Leyes mercantiles

En cuanto a la legislación mercantil, ésta exige la conservación de documentos como el registro mercantil, actas de socios y contratos comerciales.

Documentación fiscal

Facturas emitidas

Las facturas emitidas deben conservarse durante un plazo de cuatro años a partir del fin del periodo de declaración correspondiente. Esta obligación se aplica tanto a las facturas en papel como a las electrónicas.

Facturas recibidas

El plazo de conservación de las facturas recibidas es también de cuatro años, contados desde el fin del periodo de declaración en el que se hayan deducido los gastos correspondientes.

Otros documentos fiscales

Además de las facturas, es necesario conservar otros documentos fiscales, como los registros de IVA y los libros de contabilidad, durante un período de cuatro años.

Documentación laboral

Contratos

Los contratos de trabajo deben conservarse durante al menos cuatro años después de la finalización de la relación laboral.

Nóminas

Las nóminas y los documentos relacionados con los pagos a los empleados deben conservarse durante un plazo de cinco años.

Seguridad Social

Los documentos relacionados con la Seguridad Social, como los partes de baja por enfermedad o los informes de accidentes laborales, deben conservarse durante un período de cinco años.

Documentación mercantil

Registro mercantil

Los documentos del registro mercantil, como los estatutos de la empresa o los informes anuales, deben conservarse durante un plazo de seis años.

Actas de socios

Las actas de las reuniones de socios deben conservarse durante un período de seis años.

Contratos comerciales

Los contratos comerciales, como los contratos de arrendamiento o de prestación de servicios, deben conservarse durante un plazo de cinco años desde su finalización.

Conservación de documentos

Soporte físico

Los documentos en papel deben conservarse en un lugar seguro y protegido de factores ambientales, como la humedad o el calor excesivo, que puedan dañarlos.

Soporte digital

Los documentos digitales deben almacenarse en sistemas seguros y con copias de seguridad periódicas para evitar pérdidas de información.

Plazos de conservación

Como hemos visto, los plazos de conservación varían según el tipo de documentación:

• Documentación fiscal: 4 años.
• Documentación laboral: 4 años para contratos y 5 años para nóminas y Seguridad Social.
• Documentación mercantil: 6 años

Casos especiales

Inspecciones

En caso de inspecciones fiscales, laborales o mercantiles, es posible que se requiera la presentación de documentos anteriores a los plazos de conservación mencionados. Por ello, es aconsejable conservarlos durante un período más prolongado.

Reclamaciones

En caso de reclamaciones por parte de empleados, clientes o proveedores, es posible que se necesiten documentos anteriores a los plazos de conservación establecidos. Por esta razón, es recomendable conservarlos durante un período más extenso.

Consecuencias de no conservar la documentación

Sanciones

No conservar la documentación requerida puede conllevar sanciones por parte de las autoridades fiscales, laborales o mercantiles.

Perjuicios económicos

Además de las sanciones, no conservar la documentación adecuadamente puede generar perjuicios económicos en caso de reclamaciones o inspecciones.

Recomendaciones para la conservación

Organización

Mantén los documentos organizados y clasificados para facilitar su localización en caso de necesidad.

Copias de seguridad

Realiza copias de seguridad periódicas de los documentos digitales para evitar la pérdida de información.

Control de acceso

Establece mecanismos de control de acceso para garantizar la seguridad y confidencialidad de los documentos.

Conclusión

La conservación adecuada de la documentación empresarial es fundamental para cumplir con las obligaciones legales y evitar posibles sanciones o perjuicios económicos. Por ello, es importante conocer los plazos de conservación y seguir las recomendaciones para una correcta gestión documental.

En Legalnet, somos expertos en la gestión y conservación de documentación empresarial. Con años de experiencia en el sector, nuestro equipo de profesionales está siempre a la vanguardia de las últimas actualizaciones legales, asegurándonos de que nuestros clientes cumplan con todas las obligaciones y plazos de conservación establecidos.

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