¿Cuánto tiempo debo guardar la documentación contable?

Aunque a día de hoy la mayoría de documentación societaria y justificantes contables se guardan en formato electrónico y no supone ninguna incomodidad guardarla, sigue siendo recurrente la siguiente pregunta: ¿Cuánto tiempo debe una empresa/empresario guardar facturas y demás documentación contable?

La respuesta no es sencilla. Depende de qué normativa hablemos, así como de qué documentación se trate.

En primer lugar, el Código de Comercio establece la obligación de guardar la documentación durante un periodo de 10 años. Este plazo de 10 años se cuenta desde que se realizó el último asiento contable del ejercicio.

Esto no quiere decir que deban guardarse únicamente los libros contables, ya que estos por sí mismos no son prueba de su veracidad. Este plazo de 10 años hace referencia a la documentación sobre la que se fundamenta dicha contabilidad. Es decir, las facturas recibidas y emitidas, justificantes bancarios, tickets, contratos de préstamo, contratos de compraventa, etc.

En todo caso deben guardarse las escrituras públicas, los acuerdos societarios, así como cualquier otro contrato público o privado que haya ocasionado un asiento contable, modificación de estatutos, nacimiento de un derecho u obligación para la empresa.

Mientras que el Código de Comercio establece un plazo de conservación de 10 años, la Ley General Tributaria establece que el derecho de Hacienda para comprobar una obligación tributaria prescribe a los 4 años. Por ello, de cara a Hacienda la obligación de guardar documentación se refiere a los últimos 4 años.

Sin embargo, la Ley General Tributaria amplía este derecho a comprobar de 4 a 10 años si se trata de verificar la procedencia de:

• Bases imponibles negativas de una entidad compensadas o pendientes de compensar.
• Deducciones aplicadas o pendientes de aplicar.

Además, conservar de forma ordenada la documentación contable facilita la atención de requerimientos emitidos por la Agencia Tributaria. El plazo que suele conceder Hacienda para aportar la documentación requerida es de 10 días hábiles. Atender el requerimiento en plazo nos libera de una posible sanción ya que, en caso de no hacerlo, la sanción puede alcanzar en las situaciones más graves hasta el 2% del Importe Neto de la Cifra de Negocios. Un motivo más para guardar de forma ordenada la documentación de la empresa.

Conviene mencionar que las personas jurídicas deben comunicarse con Hacienda de forma telemática. Por ello, es importante guardar la documentación de la que hablamos debidamente escaneada. Si fuera requerida por Hacienda, la contestación en plazo será mucho más ágil.

Por último, en el ámbito penal se establecen otros plazos. El plazo de prescripción de delitos contra la Hacienda Pública es de 5 años si el importe defraudado es de más de 120.000 euros de cuota o 10 años si excede de 600.000 euros, o se ha realizado en el seno de una organización criminal.

En definitiva, lo más prudente es guardar la documentación durante un plazo de 10 años en todo caso. Y si esta documentación fuera requerida por Hacienda, es importante revisar si se está en el deber de conservar dicha documentación en el ámbito tributario.